Terminverwaltung für Musikvereine

Freitag ist Gesamtprobe, Sonntag der Frühschoppen, im Mai das Wertungsspiel – und wer kommt eigentlich? In vielen Vereinen kostet die Terminplanung mehr Nerven als die Noten: Rundmails, WhatsApp-Umfragen und Doodle-Links laufen nebeneinander her, und am Probenabend fehlen trotzdem die halben Klarinetten. Notenarchiv bringt die Termine dorthin, wo die Noten schon liegen.

Das kennt jeder Verein

• Die WhatsApp-Umfrage zur Probe geht zwischen Geburtstagsgrüßen und Fotos vom letzten Fest unter. Die Hälfte antwortet nicht.
• Der Dirigent telefoniert hinterher, wer zum Ständchen kommt – und erfährt erst beim Einspielen, dass die Tuba fehlt.
• Ein Termin wird verlegt, aber im Vereinskalender, auf der Homepage und im Gruppenchat stehen drei verschiedene Uhrzeiten.
• Die Jugendkapelle, der Vorstand und das Blechregister haben eigene Termine – und alle bekommen trotzdem alle Nachrichten.
• Für die Ehrung am Jahresende zählt jemand Strichlisten aus, wer wie oft bei der Probe war.

Ein Termin, eine Quelle

In Notenarchiv legen Notenwart oder Admin einen Termin einmal an: Titel, Ort, Zeit, Beschreibung und die Art – Probe, Auftritt, Sitzung oder Sonstiges. Beim Anlegen wird festgelegt, wer gemeint ist: der ganze Verein, eine Gruppe wie die Jugendkapelle oder einzelne Register. Wer nicht gemeint ist, sieht den Termin gar nicht. Die Rechte für Termine lassen sich getrennt von denen für Noten vergeben: Ein Terminwart darf Termine pflegen, ohne Noten zu sehen.

Zu- und Absagen mit einem Tipp

Die Mitglieder bekommen den Termin als Push aufs Handy und antworten direkt: zu, ab oder vielleicht. Eine Frist sorgt dafür, dass die Planung irgendwann steht. Wer sich noch nicht gemeldet hat, bekommt mit einem Knopfdruck eine Erinnerung – im Premium-Tarif zusätzlich als E-Mail, in der ein Klick auf Zusage oder Absage genügt, ganz ohne Anmelden. Wer lieber anruft, dem tragen Organisatoren die Rückmeldung selbst ein.

Ändert sich etwas am Termin, gehen die Meldungen gebündelt raus statt einzeln. Ein abgesagter Termin bleibt sichtbar und lässt sich wieder aktivieren.

Vorher wissen, ob die Besetzung steht

Die Anwesenheit nach Register zeigt schon Tage vor der Probe, wo es dünn wird: sieben von neun Klarinetten, drei von drei Trompeten, das Schlagwerk komplett. Fehlt ein Register fast ganz, lässt sich noch eine Aushilfe organisieren – externe Gäste ladet ihr per Link ein, ohne dass sie ein Konto brauchen.

Im Premium-Tarif stellt die Besetzungsampel die Rückmeldungen gegen eure Soll-Besetzung: „2 × Tuba fehlen · 1. Klarinette unterbesetzt (1/2)“. Grün ist gedeckt, Gelb noch erreichbar, Rot selbst mit allen Offenen zu wenig.

Die Noten kommen zum Termin

Hier liegt der Unterschied zu einer reinen Vereins- oder Kalender-App: Am Termin hängt das Programm – und damit die Noten. Vor der Probe lädt die App jedem Mitglied seine Stimmen zu allen Stücken im Programm automatisch aufs Gerät, wahlweise 3 bis 30 Tage vorher. Im Proberaum ohne Netz oder im Festzelt ohne WLAN ist alles da. Nach dem Termin wird der Speicher wieder frei.

Im Premium-Tarif weiß das Archiv aus den Programmen vergangener Termine außerdem, wann ein Stück zuletzt gespielt wurde – und nach dem Auftritt entsteht daraus die Musikfolge für GEMA, AKM oder SUISA.

Termine im eigenen Kalender

Niemand muss eine weitere App im Blick behalten. Über einen persönlichen Kalender-Link abonniert jedes Mitglied seine Vereinstermine in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook – neue und verlegte Termine wandern von selbst mit. Wer in mehreren Vereinen spielt, sieht in der App alle Termine in einer Liste.

Auftritte auf der Vereins-Homepage

Freigegebene Auftritte erscheinen über ein Homepage-Widget auf eurer Website – als iframe oder Script, etwa in WordPress, Jimdo oder Wix. Öffentlich sind nur Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und auf Wunsch das Programm, keine Teilnehmer und keine Rückmeldungen. Die Uhrzeit auf der Homepage stimmt damit immer mit der in der App überein.

Kurze Ansagen ohne Gruppenchat

„Bitte am Samstag in Tracht“, „Probe fällt aus“: Solche Mitteilungen gehen über die Pinnwand an den ganzen Verein, an Gruppen, Register oder einzelne Personen – mit Push, Ablaufdatum und Gelesen-Status. Im Termin selbst schreibt ihr Nachrichten an die Teilnehmer, etwa „Treffpunkt 18 Uhr am Hintereingang“. Bewusst kein Chat, damit Wichtiges nicht untergeht.

Wer war wirklich da?

Im Premium-Tarif haltet ihr nach der Probe die tatsächliche Anwesenheit fest – mit einem Tipp je Person, im Browser vorbefüllt aus den Rückmeldungen. Daraus entsteht eine Statistik je Mitglied, Register, Gruppe und Monat, mit Rangliste für Ehrungen und Export als Excel oder CSV. Die Erfassung ist freiwillig und wird vom Admin eingeschaltet; jedes Mitglied sieht nur die eigene Beteiligung.

In jedem Vereinstarif enthalten

Die Terminverwaltung mit Rückmeldungen, Kalender-Abo, Pinnwand und Homepage-Widget gibt es in allen Vereinstarifen ab 12,90 €/Monat für den ganzen Verein. Euer Admin schaltet sie in den Vereinseinstellungen frei. Die Termin-Auswertungen – Anwesenheit und Statistik, Besetzungsampel, Aufführungshistorie und Musikfolge – gehören zum Premium-Tarif. Alle Details stehen auf der Preisseite und in den Features.

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