Guida

Importare l'archivio di spartiti esistente: il trasloco passo dopo passo

Elenco Excel, cartella piena di PDF, ZIP o elenco soci: l'assistente di importazione riprende il vostro archivio con anteprima, protocollo e via di ritorno.

Quasi nessuna banda parte da zero. Da qualche parte c’è un elenco Excel che l’archivista aggiorna da anni, una cartella sul PC dell’associazione con centinaia di PDF, un disco di rete pieno di scansioni o un’esportazione dalla vecchia app per spartiti. È proprio questo patrimonio che l’assistente di importazione di Notenarchiv riprende – senza che dobbiate rinominare un solo file o ricreare a mano un solo brano.

L’assistente riconosce da solo la struttura delle vostre cartelle: quale livello è un libro, quale un brano e quale una parte. Associa le parti ai vostri strumenti, trova i doppioni nell’archivio e vi mostra ogni singola riga prima di partire. Nel vostro archivio non cambia nulla finché non cliccate su Avvia l’importazione.

Questa guida percorre il trasloco nell’ordine che si è dimostrato migliore nella pratica.

Che cosa riprende l’assistente

Per gli spartiti l’assistente accetta PDF e file forScore (.4sc) – per questi titolo e compositore arrivano direttamente da forScore. Gli elenchi vengono letti come .xlsx o .csv. Se il vostro elenco è ancora un vecchio .xls, un .ods o un file Numbers, salvatelo prima una volta come .xlsx.

Prima di iniziare

Chi può fare il trasloco? Elenco brani e cartella spartiti sono riservati ad amministratori e archivisti. L’elenco soci può importarlo chi gestisce i soci dell’associazione; i ruoli li assegna solo un amministratore.

Dove si trova l’assistente? Funziona nel browser, al computer, su app.notenarchiv.com – volutamente non nell’app, perché centinaia di file vanno gestiti da un computer con una connessione stabile. Ci sono tre accessi:

• nella pagina Carica, tramite il link Importa l’archivio esistente,
• nella pagina iniziale, tramite la scheda Arrivi con un archivio esistente? – compare finché l’archivio è quasi vuoto,
• in Amministrazione → Membri, tramite Importa soci.

La pagina si chiama Trasloco: importa l’archivio esistente e offre tre schede: Elenco brani, Cartella spartiti ed Elenco soci, ciascuna con Avvia.

Create strumenti e libri prima di importare gli spartiti. L’assistente confronta parti e sigle dei libri con ciò che esiste già nell’associazione. Se avete creato una volta “Tromba 1”, “Clarinetto 2 in Sib” e il “Raccoglitore principale” con la sigla RP, quasi tutto viene associato automaticamente. In alternativa potete far creare i libri all’importazione (vedi sotto).

L’ordine consigliato

1. Elenco brani – porta nel sistema titoli, compositori, libri e numeri.
2. Cartella spartiti – i PDF trovano i brani del passo 1 e vengono uniti a questi invece di essere creati due volte.
3. Elenco soci – per ultimo, quando gli spartiti sono a posto. Gli inviti partono solo quando lo decidete espressamente.

Potete anche usare ogni percorso da solo. Senza elenco si parte direttamente dalla cartella spartiti; chi per ora vuole solo censire il patrimonio importa soltanto l’elenco.

Ogni importazione segue passi fissi, indicati in cima alla pagina: Origine → Colonne oppure Struttura → Strumenti → Verifica → Risultato. Analisi ed esecuzione girano in background: potete lasciare la pagina e continuare più tardi; in Importazioni precedenti compare ogni operazione con il suo stato. Si può annullare in qualsiasi passo.

Passo dopo passo: importare l’elenco brani da Excel

1. Scegliere il file. Sulla scheda Elenco brani cliccate su Avvia e selezionate il file Excel o CSV. Non avete ancora un elenco o volete rifarlo? Scarica il modello fornisce una tabella pronta con le colonne Numero | Titolo | Compositore | Arrangiatore | Editore | Libro | Categoria | Note.

2. Assegnare le colonne. L’assistente trova da solo la riga d’intestazione e riconosce i nomi di colonna più comuni – “Brano” od “Opera” come titolo, “Raccolta” o “Cartella” come libro, “Durata”, “Note” e molti altri, anche in tedesco, inglese e francese. Per ogni colonna vedete valori d’esempio presi dal vostro file. Controllate l’assegnazione e, se serve, scegliete un altro foglio o un’altra riga d’intestazione. Le colonne che non servono restano su “Non importare”. Obbligatorio è solo il titolo.

3. Stabilire libri e numeri. L’assistente capisce numeri come 12, 12a, SO203a o MB 12. Se il libro ha una colonna propria, può contenere il nome o la sigla. Se l’elenco ha solo numeri, scegliete un Libro per le righe senza libro. I libri che non esistono ancora possono essere creati dall’importazione.

4. Analizzare e verificare l’elenco. Ogni riga finisce in una categoria:

   • Nuovi – il brano non esiste ancora.
   • Unisci – il brano esiste già, anche con un’altra grafia. “Böhmischer Traum (Polka)” trova “Böhmischer Traum”, “Gruesse” trova “Grüße”.
   • Conflitto – il numero nel libro appartiene già a un altro brano.
   • Errore – per esempio una riga senza titolo.

   Con i filtri Tutti / Nuovi / Unisci / Conflitto / Errore / Salta e la ricerca procedete riga per riga. Per ciascuna scegliete Nuovo, Unisci o Salta; Salta tutti i conflitti sistema i conflitti in un colpo. I titoli soltanto simili vengono mostrati come semplice indicazione – nulla viene unito per supposizione.

5. Avviare l’importazione. Il pulsante indica quante voci verranno importate. Si può avviare solo quando non resta alcun conflitto aperto.

6. Risultato. Vedete quanti brani sono stati creati, uniti e saltati e scaricate il protocollo in CSV o Excel.

L’unione non sovrascrive nulla. Se un brano nell’archivio ha già un compositore, questo resta. L’importazione riempie solo i campi vuoti, aggiunge le note e completa i numeri mancanti nei libri.

Avete 14 giorni per tornare indietro. Se il risultato non va, Annulla importazione annulla l’importazione dell’elenco: i brani creati finiscono nel cestino, i numeri aggiunti nei libri spariscono. I brani che nel frattempo hanno ricevuto spartiti o sono stati modificati restano.

Passo dopo passo: importare la cartella spartiti

1. Scegliere la cartella. Sulla scheda Cartella spartiti cliccate su Avvia e aprite la cartella dell’archivio con Scegli la cartella – oppure trascinatela semplicemente da Esplora risorse o dal Finder. Se l’archivio è uno ZIP (scaricato da un cloud o copiato dal PC dell’associazione, per esempio), passate alla scheda Archivio ZIP. Prima di partire l’assistente mostra quanti file ha trovato e con quale dimensione complessiva, e verifica che lo spazio del vostro piano basti.
2. Caricare. Avvia il caricamento invia i file, tre alla volta. Dopo brevi interruzioni di rete l’assistente riprova da solo, e potete mettere in pausa in qualsiasi momento. Ogni file caricato è subito al sicuro in Non assegnati. Se il caricamento si interrompe perché il portatile è stato chiuso, scegliete di nuovo la stessa cartella: i file già caricati vengono saltati. Uno ZIP riprende dal punto in cui si era fermato. I file di sistema come Thumbs.db, .DS_Store o __MACOSX vengono ignorati.
3. Controllare la struttura. Ecco il vero punto di forza: l’assistente riconosce automaticamente come è organizzato il vostro archivio (dettagli nella prossima sezione). Per ogni livello di cartella vedete il ruolo riconosciuto – Libro, Brano, Strumento o Ignora –, più il ruolo del nome del file. Un’anteprima mostra come vengono interpretati i primi file. Se qualcosa non torna, cambiate il ruolo di un livello; Riconosci automaticamente riporta tutto all’inizio. Potete inoltre far creare i libri mancanti, impostare un Libro per file senza raccolta o uno Strumento per tutti i file – comodo se, per esempio, importate solo la cartella della tromba 1.
4. Associare gli strumenti. Le diciture delle parti che non corrispondono chiaramente a nessuno strumento dell’associazione – “Trp 3” o “Corno delle Alpi”, per esempio – si decidono una sola volta per testo, non una volta per file. Scegliete uno strumento esistente (l’assistente ne propone fino a tre simili), Crea nuovo o Senza strumento. Nessuno strumento viene creato senza chiedere.
5. Verificare. Come per l’elenco brani: ogni file compare come Nuovi, Unisci, Conflitto, Errore o Salta, con accanto la corrispondenza trovata in archivio. Decidete riga per riga oppure saltate tutti i conflitti in una volta.
6. Avviare l’importazione e risultato. L’assistente crea i brani, collega le parti ai brani esistenti e le ordina nei libri. Il risultato mostra i numeri, il protocollo da scaricare e – se serve – quanti file senza brano riconosciuto aspettano ancora in Non assegnati, con un link.

Dopodiché Notenarchiv prepara in background i nuovi spartiti per il download e per l’app. Con un archivio grande ci vuole un po’; nel frattempo potete continuare a lavorare normalmente.

Come l’assistente riconosce la struttura delle cartelle

Ogni banda ordina in modo diverso. L’assistente esamina quindi tutti i nomi di cartelle e file e decide che cosa significa ogni livello. Organizzazioni tipiche che capisce senza aiuto:

Alcuni dettagli utili per la preparazione:

• Non importa da quale livello partite. Scegliere la cartella dell’archivio o quella sopra non cambia nulla: l’assistente conta i livelli risalendo dal nome del file.
• I numeri iniziali vengono riconosciuti, separati da spazio, trattino basso, punto o trattino: 012 Vecchi camerati, 012_Vecchi_camerati. Funzionano anche suffissi in lettera come 203a.
• Una parte alla fine del nome del file viene riconosciuta se è l’ultima parola e corrisponde al nome, alla sigla o a un alias di uno dei vostri strumenti – anche con numero, come Trb1 o Fl.2.
• Le sigle dei libri nel nome del file (RP203, LM012) vengono confrontate con i vostri libri esistenti. Create quindi prima i libri con le loro sigle – oppure importate prima l’elenco brani.
• Se la struttura non è univoca, l’assistente lo dice esplicitamente e vi chiede di controllare i livelli. Non tira a indovinare in silenzio.

Come le parti vengono associate agli strumenti

Nel corso dei decenni sulle vecchie parti e nei nomi dei file si trova di tutto. L’assistente è fatto per questo:

• L’ordine delle parole non conta: “Tromba Sib 3” è uguale a “Tromba 3 in Sib”.
• Tonalità in molte grafie: Bb, B♭, “B flat” e Sib diventano Si♭; Eb e Mib diventano Mi♭; così anche La♭, Re♭ e Sol♭, e Fa, Sol, Ut/Do vengono capiti.
• Numeri romani (da I a IV) e ordinali inglesi (1st, 2nd) vengono capiti.
• Il numero della parte deve corrispondere: la tromba 2 non viene mai assegnata alla tromba 1.
• Multilingue: oltre al nome, alla sigla e ai vostri alias, l’assistente conosce i nomi tedeschi, inglesi e francesi degli strumenti – “Trompete”, “Trumpet” e “Trompette” arrivano tutte alla tromba.

Quello che resta lo decidete nel passo Strumenti – una volta per dicitura, non per file. Con 400 file “Trp 3” basta un clic.

I doppioni restano fuori

Proprio negli archivi cresciuti nel tempo molte cose sono doppie: lo stesso file in due cartelle, lo stesso brano con un nome leggermente diverso. L’assistente lo intercetta in due punti:

• I file identici vengono riconosciuti dal contenuto, non dal nome. Se lo stesso PDF è già assegnato a un brano della vostra associazione, compare come Già presente in «…» e viene saltato.
• Gli stessi brani vengono trovati anche con un’altra grafia, con o senza dieresi, accenti e aggiunte tra parentesi. Invece di un secondo brano l’assistente propone Unisci.

Così potete importare una cartella anche una seconda volta – per esempio dopo che una sezione ha consegnato le parti mancanti – senza che nulla si raddoppi.

Importare l’elenco soci

È obbligatoria una colonna con l’indirizzo e-mail. Si aggiungono nome e cognome (o un nome completo), strumenti e gruppi; un modello con Nome | Cognome | Email | Strumento | Gruppo si può scaricare. Chi è già socio viene saltato; chi ha già un account Notenarchiv viene semplicemente collegato. Strumenti o gruppi sconosciuti si decidono una volta per dicitura, come nella cartella spartiti.

Durante l’importazione non parte nemmeno un’e-mail. Solo nel risultato inviate le e-mail di benvenuto con Invia ora gli inviti – nel momento che scegliete voi, e ogni persona la riceve al massimo una volta. L’elenco caricato viene cancellato dopo l’importazione.

Dopo il trasloco: le rifiniture

Quasi nessun archivio passa al cento per cento in automatico. Per il resto ci sono gli strumenti di sempre:

• Non assegnati: qui aspettano i file senza brano riconosciuto. Notenarchiv analizza i nomi dei file e fa proposte che accettate con un clic. Nel piano Premium il riconoscimento IA può anche leggere l’intestazione dello spartito e proporre brano e libro; nell’assistente lo avviate direttamente con Assegna il resto con l’IA.
• PDF raccolta: se lo scanner ha messo l’intero set di parti in un unico file, lo dividete in parti singole nel browser. La guida Dividere PDF raccolta e pagine A3 spiega come.
• Strumenti mancanti: le parti senza strumento si possono assegnare con il riconoscimento strumenti con IA, che legge il nome dello strumento direttamente dalla pagina.

Venite da un’altra app per spartiti?

Quasi ogni app per spartiti sa esportare i vostri spartiti in PDF – di solito in cartelle per libro, brano o strumento. Sono proprio le cartelle che l’assistente accetta come Cartella spartiti. Se il vecchio programma sa anche produrre un elenco d’inventario in Excel o CSV, importatelo prima come Elenco brani: così arrivano anche compositore, editore e numeri, e nella successiva importazione della cartella i PDF finiscono nei brani giusti.

Da forScore riprendete direttamente i file .4sc; titolo e compositore arrivano da forScore.

Limiti e rete di sicurezza in sintesi

Un archivio grande conviene suddividerlo, per esempio un’importazione per libro. La lista di verifica resta gestibile e dopo il primo libro vedete se la vostra struttura viene letta come intendevate.

Lista di controllo per la serata del trasloco

1. Creare gli strumenti dell’associazione e inserire le grafie più comuni come alias.
2. Creare i libri con le loro sigle – oppure farli creare dall’importazione.
3. Importare l’elenco brani, risolvere i conflitti, archiviare il protocollo.
4. Importare la cartella spartiti o lo ZIP, cominciando da un libro.
5. Assegnare quello che resta in Non assegnati tramite nome del file o IA.
6. Importare l’elenco soci e inviare gli inviti quando tutto è pronto.

Se prima del trasloco avete ancora carta nell’armadio, la guida Digitalizzare gli spartiti copre la preparazione e Scansionare spartiti le giuste impostazioni dello scanner.