Gestione degli appuntamenti per bande musicali

Venerdì prova generale, domenica il concerto in piazza, a maggio il concorso – e chi viene davvero? In molte bande la pianificazione degli appuntamenti costa più fatica degli spartiti: e-mail collettive, sondaggi su WhatsApp e link Doodle corrono in parallelo, e la sera della prova manca comunque metà dei clarinetti. Notenarchiv porta gli appuntamenti dove ci sono già gli spartiti.

Ogni banda lo conosce

• Il sondaggio su WhatsApp per la prova si perde tra auguri di compleanno e foto dell’ultima festa. Metà non risponde.
• Il maestro telefona a tutti per sapere chi viene al servizio – e scopre solo al riscaldamento che manca la tuba.
• Un appuntamento viene spostato, ma il calendario della banda, il sito e la chat di gruppo mostrano tre orari diversi.
• La banda giovanile, il direttivo e la sezione degli ottoni hanno appuntamenti propri – e comunque tutti ricevono tutti i messaggi.
• Per le premiazioni di fine anno qualcuno conta le crocette per sapere chi è venuto quante volte alle prove.

Un appuntamento, una sola fonte

In Notenarchiv il responsabile degli spartiti o un amministratore crea un appuntamento una sola volta: titolo, luogo, orario, descrizione e tipo – prova, concerto, assemblea o altro. Alla creazione si decide a chi si rivolge: tutta la banda, un gruppo come la banda giovanile, oppure singole sezioni. Chi non è coinvolto non vede l’appuntamento affatto. I permessi per gli appuntamenti si assegnano separatamente da quelli per gli spartiti: un responsabile degli appuntamenti può gestirli senza vedere gli spartiti.

Sì o no con un tocco

I membri ricevono l’appuntamento come notifica push sul telefono e rispondono subito: sì, no o forse. Una scadenza garantisce che la pianificazione a un certo punto sia chiusa. Chi non ha ancora risposto riceve un promemoria con un pulsante – nel piano Premium anche per e-mail, in cui basta un clic su sì o no, senza accedere. Per chi preferisce telefonare, gli organizzatori inseriscono la risposta al suo posto.

Se cambia qualcosa, le notifiche partono raggruppate invece che una per una. Un appuntamento annullato resta visibile e può essere riattivato.

Sapere prima se l’organico c’è

La presenza per sezione mostra già giorni prima della prova dove si è scarsi: sette clarinetti su nove, tre trombe su tre, percussioni al completo. Se una sezione manca quasi del tutto, c’è ancora tempo per trovare un aggiunto – gli ospiti esterni si invitano tramite link, senza bisogno di un account.

Nel piano Premium il semaforo dell’organico confronta le risposte con l’organico previsto: “mancano 2 × tuba · 1° clarinetto sotto organico (1/2)”. Verde è coperto, giallo ancora raggiungibile, rosso insufficiente anche se tutti gli indecisi dicono sì.

Gli spartiti arrivano con l’appuntamento

Ecco la differenza rispetto a una semplice app per associazioni o di calendario: all’appuntamento è legato il programma – e con esso gli spartiti. Prima della prova l’app scarica automaticamente sul dispositivo di ogni membro le sue parti per tutti i brani in programma, a scelta da 3 a 30 giorni prima. In una sala prove senza campo o sotto un tendone senza Wi-Fi c’è tutto. Dopo l’appuntamento lo spazio torna libero.

Nel piano Premium l’archivio sa inoltre dai programmi passati quando un brano è stato suonato l’ultima volta – e dopo il concerto ne nasce il programma musicale per GEMA, AKM o SUISA.

Gli appuntamenti nel tuo calendario

Nessuno deve tenere d’occhio un’altra app. Con un link al calendario personale ogni membro si iscrive agli appuntamenti della banda in Calendario Apple, Google Calendar o Outlook – gli appuntamenti nuovi e spostati seguono da sé. Chi suona in più bande vede nell’app tutti gli appuntamenti in un unico elenco.

I concerti sul sito della banda

I concerti pubblicati compaiono sul vostro sito tramite un widget – come iframe o script, ad esempio in WordPress, Jimdo o Wix. Sono pubblici solo titolo, data, ora, luogo e, se volete, il programma; niente partecipanti e niente risposte. L’orario sul sito coincide così sempre con quello nell’app.

Avvisi brevi senza chat di gruppo

“Sabato in divisa”, “prova annullata”: queste comunicazioni vanno tramite la bacheca a tutta la banda, a gruppi, sezioni o singole persone – con push, data di scadenza e stato di lettura. Nell’appuntamento stesso scrivi messaggi ai partecipanti, ad esempio “ritrovo alle 18 all’ingresso posteriore”. Volutamente non è una chat, perché l’importante non vada perso.

Chi c’era davvero?

Nel piano Premium registrate dopo la prova la presenza effettiva – un tocco per persona, nel browser precompilata dalle risposte. Ne nascono statistiche per membro, sezione, gruppo e mese, con classifica per le premiazioni ed esportazione in Excel o CSV. La rilevazione è facoltativa e viene attivata dall’amministratore; ogni membro vede solo la propria partecipazione.

Incluso in ogni piano

La gestione degli appuntamenti con conferme, abbonamento al calendario, bacheca e widget per il sito è inclusa in tutti i piani per bande, da 12,90 €/mese per tutta la banda. Il vostro amministratore la attiva nelle impostazioni della banda. Le analisi degli appuntamenti – presenze e statistiche, semaforo dell’organico, storico delle esecuzioni e programma musicale – fanno parte del piano Premium. Tutti i dettagli sono nella pagina dei prezzi e nelle funzionalità.

Domande? Dai un’occhiata alle FAQ o scrivici a [email protected].