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Reprendre son archive de partitions existante : le déménagement pas à pas

Liste Excel, dossier plein de PDF, ZIP ou liste de membres : l'assistant d'import reprend votre archive existante – avec aperçu, journal et retour possible.

Rares sont les sociétés de musique qui partent de zéro. Il existe quelque part une liste Excel tenue depuis des années par le bibliothécaire, un dossier sur le PC de la société avec des centaines de PDF, un disque réseau plein de scans ou un export de l’ancienne application de partitions. C’est précisément ce fonds que reprend l’assistant d’import de Notenarchiv – sans que vous ayez à renommer un seul fichier ni à recréer un seul morceau à la main.

L’assistant reconnaît lui-même la structure de vos dossiers : quel niveau est un recueil, lequel un morceau et lequel une partie. Il associe les parties à vos instruments, repère les doublons dans le fonds et vous montre chaque ligne avant de démarrer. Rien ne change dans votre archive tant que vous n’avez pas cliqué sur Lancer l’import.

Ce guide parcourt le déménagement dans l’ordre qui a fait ses preuves en pratique.

Ce que l’assistant reprend

Pour les partitions, l’assistant accepte le PDF ainsi que les fichiers forScore (.4sc) – pour ceux-ci, titre et compositeur viennent directement de forScore. Les listes sont lues en .xlsx ou .csv. Si votre liste est encore un ancien .xls, un .ods ou un fichier Numbers, enregistrez-la d’abord en .xlsx.

Avant de commencer

Qui peut déménager ? La liste de morceaux et le dossier de partitions sont réservés à l’administrateur et à l’archiviste. La liste de membres peut être importée par toute personne qui gère les membres de la société ; seul un administrateur attribue les rôles.

Où trouver l’assistant ? Il fonctionne dans le navigateur, sur un ordinateur, à l’adresse app.notenarchiv.com – volontairement pas dans l’app, car des centaines de fichiers se traitent sur un ordinateur avec une connexion stable. Trois accès :

• sur la page Téléverser, via le lien Reprendre l’archive existante,
• sur la page d’accueil, via la carte Vous arrivez avec une archive existante ? – elle apparaît tant que votre archive est presque vide,
• sous Administration → Membres, via Importer des membres.

La page s’intitule Déménagement : reprendre l’archive existante et propose trois cartes : Liste de morceaux, Dossier de partitions et Liste de membres, chacune avec Démarrer.

Créez vos instruments et vos recueils avant d’importer les partitions. L’assistant compare les parties et les sigles de recueil à ce qui existe déjà dans la société. Si vous avez créé une fois « Trompette 1 », « Clarinette 2 en Sib » et le « Classeur principal » avec le sigle CP, presque tout est associé automatiquement. Vous pouvez aussi laisser l’import créer les recueils (voir plus bas).

L’ordre recommandé

1. Liste de morceaux – elle apporte titres, compositeurs, recueils et numéros dans le système.
2. Dossier de partitions – les PDF retrouvent les morceaux de l’étape 1 et y sont fusionnés au lieu d’être créés en double.
3. Liste de membres – en dernier, quand les partitions sont en place. Les invitations ne partent que lorsque vous le décidez expressément.

Chaque chemin peut aussi être emprunté seul. Sans liste, commencez directement par le dossier de partitions ; si vous voulez d’abord seulement recenser le fonds, n’importez que la liste.

Chaque import suit des étapes fixes, affichées en haut de la page : Source → Colonnes ou Structure → Instruments → Vérifier → Résultat. L’analyse et l’exécution tournent en arrière-plan : vous pouvez quitter la page et reprendre plus tard ; Imports précédents liste chaque opération avec son état. Vous pouvez annuler à chaque étape.

Pas à pas : reprendre la liste de morceaux depuis Excel

1. Choisir le fichier. Sur la carte Liste de morceaux, cliquez sur Démarrer et sélectionnez votre fichier Excel ou CSV. Pas encore de liste, ou envie de la reconstruire ? Télécharger le modèle fournit un tableau prêt avec les colonnes N° | Titre | Compositeur | Arrangeur | Éditeur | Recueil | Catégorie | Remarques.

2. Associer les colonnes. L’assistant trouve lui-même la ligne d’en-tête et reconnaît les noms de colonnes courants – « Œuvre » ou « Pièce » pour le titre, « Classeur » ou « Cahier » pour le recueil, « Durée », « Remarques » et bien d’autres, en allemand, anglais et italien aussi. Pour chaque colonne, vous voyez des exemples tirés de votre fichier. Vérifiez l’association, choisissez au besoin une autre feuille ou une autre ligne d’en-tête. Les colonnes inutiles restent sur « Ne pas importer ». Seul le titre est obligatoire.

3. Fixer recueils et numéros. L’assistant comprend des numéros comme 12, 12a, SO203a ou MB 12. Si le recueil a sa propre colonne, elle peut contenir le nom ou le sigle. Si votre liste ne contient que des numéros, choisissez un Recueil pour les lignes sans recueil. Les recueils qui n’existent pas encore peuvent être créés par l’import.

4. Analyser et vérifier la liste. Chaque ligne tombe dans une catégorie :

   • Nouveau – le morceau n’existe pas encore.
   • Fusionner – le morceau existe déjà, même avec une autre orthographe. « Böhmischer Traum (Polka) » retrouve « Böhmischer Traum », « Gruesse » retrouve « Grüße ».
   • Conflit – le numéro de recueil appartient déjà à un autre morceau.
   • Erreur – par exemple une ligne sans titre.

   Les filtres Tous / Nouveaux / Fusionner / Conflit / Erreur / Ignorer et la recherche vous aident à avancer. Pour chaque ligne, vous choisissez Nouveau, Fusionner ou Ignorer ; Ignorer tous les conflits règle les conflits d’un coup. Les titres simplement similaires ne sont affichés qu’à titre d’indication – rien n’est fusionné sur une supposition.

5. Lancer l’import. Le bouton indique le nombre d’entrées reprises. Le lancement n’est possible que lorsqu’il ne reste aucun conflit ouvert.

6. Résultat. Vous voyez combien de morceaux ont été créés, fusionnés et ignorés, et téléchargez le journal en CSV ou Excel.

La fusion n’écrase rien. Si un morceau de l’archive a déjà un compositeur, il reste. L’import ne remplit que les champs vides, ajoute les remarques et complète les numéros de recueil manquants.

Vous avez 14 jours pour revenir en arrière. Si le résultat ne convient pas, Défaire annule l’import de la liste : les morceaux qu’il a créés partent à la corbeille, les numéros de recueil ajoutés disparaissent. Les morceaux qui ont entre-temps reçu des partitions ou été modifiés restent.

Pas à pas : reprendre le dossier de partitions

1. Choisir le dossier. Sur la carte Dossier de partitions, cliquez sur Démarrer et ouvrez votre dossier d’archive via Choisir le dossier – ou faites-le simplement glisser depuis l’Explorateur ou le Finder. Si votre archive est un ZIP (téléchargé d’un cloud ou copié du PC de la société, par exemple), passez à l’onglet Archive ZIP. Avant le départ, l’assistant indique combien de fichiers il a trouvés et leur taille totale, et vérifie si l’espace de votre formule suffit.
2. Téléverser. Lancer l’envoi expédie les fichiers, trois à la fois. L’assistant relance de lui-même après de courtes coupures réseau, et vous pouvez faire une pause à tout moment. Chaque fichier envoyé est aussitôt en sécurité sous Non attribués. Si l’envoi s’interrompt parce que l’ordinateur a été refermé, choisissez le même dossier à nouveau – les fichiers déjà envoyés sont ignorés. Un ZIP reprend là où il s’était arrêté. Les fichiers système comme Thumbs.db, .DS_Store ou __MACOSX sont ignorés.
3. Vérifier la structure. C’est là le vrai atout : l’assistant reconnaît automatiquement comment votre archive est organisée (détails dans la section suivante). Pour chaque niveau de dossier, vous voyez le rôle détecté – Recueil, Morceau, Instrument ou Ignorer –, plus le rôle du nom de fichier. Un aperçu montre comment les premiers fichiers sont interprétés. Si quelque chose ne va pas, changez le rôle d’un niveau ; Reconnaître automatiquement remet tout à zéro. Vous pouvez aussi faire créer les recueils manquants, fixer un Recueil pour les fichiers sans recueil ou un Instrument pour tous les fichiers – pratique si vous ne reprenez par exemple que le dossier de la trompette 1.
4. Associer les instruments. Les désignations de parties qui ne correspondent clairement à aucun instrument de la société – « Trp 3 » ou « Cor des Alpes », par exemple – se décident une seule fois par texte, pas une fois par fichier. Vous choisissez un instrument existant (l’assistant en propose jusqu’à trois similaires), Créer ou Sans instrument. Aucun instrument n’est créé sans votre accord.
5. Vérifier. Comme pour la liste : chaque fichier apparaît comme Nouveau, Fusionner, Conflit, Erreur ou Ignorer, avec la correspondance trouvée dans le fonds. Vous décidez ligne par ligne ou ignorez tous les conflits d’un coup.
6. Lancer l’import et résultat. L’assistant crée les morceaux, rattache les parties aux morceaux existants et les range dans les recueils. Le résultat affiche les chiffres, le journal à télécharger et – le cas échéant – combien de fichiers sans morceau reconnu attendent encore sous Non attribués, avec un lien.

Notenarchiv prépare ensuite les nouvelles partitions en arrière-plan pour le téléchargement et l’app. Avec une grande archive, cela prend un moment ; vous pouvez continuer à travailler normalement entre-temps.

Comment l’assistant reconnaît la structure de vos dossiers

Chaque société range différemment. L’assistant examine donc tous les noms de dossiers et de fichiers et décide de ce que signifie chaque niveau. Organisations typiques qu’il comprend sans aide :

Quelques détails utiles pour la préparation :

• Peu importe à quel niveau vous entrez. Choisir le dossier d’archive lui-même ou celui du dessus ne change rien – l’assistant compte les niveaux en remontant à partir du nom de fichier.
• Les numéros en tête sont reconnus, séparés par une espace, un tiret bas, un point ou un trait d’union : 012 Vieux camarades, 012_Vieux_camarades. Les suffixes en lettre comme 203a fonctionnent aussi.
• Une partie en fin de nom de fichier est reconnue lorsqu’elle forme le dernier mot et correspond au nom, à l’abréviation ou à un alias de l’un de vos instruments – avec numéro aussi, comme Trp1 ou Fl.2.
• Les sigles de recueil dans le nom de fichier (CP203, RM012) sont comparés à vos recueils existants. Créez donc d’abord les recueils avec leurs sigles – ou importez d’abord la liste de morceaux.
• Si la structure n’est pas claire, l’assistant le dit expressément et vous demande de vérifier les niveaux. Il ne devine pas en silence.

Comment les parties sont associées aux instruments

Au fil des décennies, on trouve de tout sur les vieilles parties et dans les noms de fichiers. L’assistant est fait pour ça :

• L’ordre des mots ne compte pas : « Trompette Sib 3 » est la même chose que « Trompette 3 en Sib ».
• Les tonalités dans de nombreuses graphies : Bb, B♭, « B flat » et Sib deviennent Si♭ ; Eb et Mib deviennent Mi♭ ; de même La♭, Ré♭ et Sol♭, et Fa, Sol, Ut/Do sont compris.
• Les chiffres romains (I à IV) et les ordinaux anglais (1st, 2nd) sont compris.
• Le numéro de partie doit correspondre : la trompette 2 n’est jamais attribuée à la trompette 1.
• Multilingue : outre le nom, l’abréviation et vos alias, l’assistant connaît les désignations allemandes, anglaises et italiennes des instruments – « Trompete », « Trumpet » et « Tromba » arrivent toutes à la trompette.

Ce qui reste, vous le décidez à l’étape Instruments – une fois par désignation, pas par fichier. Avec 400 fichiers « Trp 3 », c’est un seul clic.

Les doublons restent dehors

Les archives qui ont grandi au fil du temps contiennent souvent des choses en double : le même fichier dans deux dossiers, le même morceau sous un nom légèrement différent. L’assistant intercepte cela à deux endroits :

• Les fichiers identiques sont reconnus à leur contenu, pas à leur nom. Si le même PDF est déjà attribué à un morceau de votre société, il apparaît avec Déjà présent dans « … » et est ignoré.
• Les mêmes morceaux sont retrouvés même avec une autre orthographe, avec ou sans umlauts, accents et ajouts entre parenthèses. Au lieu d’un deuxième morceau, l’assistant propose Fusionner.

Vous pouvez ainsi reprendre un dossier une seconde fois – par exemple après qu’un pupitre a fourni ses parties manquantes – sans que rien ne soit dédoublé.

Reprendre la liste de membres

Une colonne avec l’adresse e-mail est obligatoire. S’y ajoutent prénom et nom (ou un nom complet), instruments et groupes ; un modèle avec Prénom | Nom | Courriel | Instrument | Groupe est téléchargeable. Les personnes déjà membres sont ignorées ; celles qui ont déjà un compte Notenarchiv sont simplement reliées. Les instruments ou groupes inconnus se décident une fois par désignation, comme pour le dossier de partitions.

Pas un seul e-mail ne part pendant l’import. C’est seulement dans le résultat que vous envoyez les e-mails de bienvenue avec Envoyer les invitations maintenant – au moment que vous choisissez, et chaque personne le reçoit au plus une fois. La liste téléversée est supprimée après l’import.

Après le déménagement : les finitions

Presque aucune archive ne passe à cent pour cent automatiquement. Pour le reste, vous avez les outils habituels :

• Non attribués : les fichiers sans morceau reconnu attendent ici. Notenarchiv analyse les noms de fichiers et fait des propositions que vous acceptez d’un clic. Avec la formule Premium, la reconnaissance par IA peut aussi lire l’en-tête de la partition et proposer morceau et recueil ; dans l’assistant, vous la lancez directement avec Attribuer le reste par IA.
• PDF groupés : si votre scanner a mis tout le jeu de parties dans un seul fichier, vous le découpez en parties séparées dans le navigateur. Le guide Diviser les PDF groupés et les pages A3 explique comment.
• Instruments manquants : les parties sans instrument peuvent être attribuées avec la reconnaissance des instruments par IA, qui lit le nom de l’instrument directement sur la page.

Vous venez d’une autre application de partitions ?

Presque toutes les applications de partitions savent exporter vos partitions en PDF – généralement dans des dossiers par recueil, morceau ou instrument. Ce sont exactement ces dossiers que l’assistant accepte comme Dossier de partitions. Si l’ancien logiciel peut aussi sortir une liste d’inventaire en Excel ou CSV, importez-la d’abord comme Liste de morceaux : compositeur, éditeur et numéros suivent alors, et les PDF sont dirigés vers les bons morceaux lors de l’import du dossier qui suit.

Depuis forScore, vous reprenez directement les fichiers .4sc ; titre et compositeur suivent depuis forScore.

Limites et filet de sécurité en un coup d’œil

Une grande archive se découpe de préférence, par exemple un import par recueil. La liste de vérification reste lisible, et après le premier recueil vous voyez si votre structure est comprise comme vous l’entendiez.

Liste de contrôle pour la soirée de déménagement

1. Créer les instruments de la société et enregistrer les graphies courantes comme alias.
2. Créer les recueils avec leurs sigles – ou les faire créer par l’import.
3. Importer la liste de morceaux, régler les conflits, archiver le journal.
4. Reprendre le dossier de partitions ou le ZIP, en commençant par un recueil.
5. Attribuer le reste sous Non attribués par nom de fichier ou par IA.
6. Importer la liste de membres et envoyer les invitations quand tout est en place.

S’il vous reste du papier dans l’armoire avant le déménagement, le guide Numériser ses partitions couvre la préparation et Scanner des partitions les bons réglages du scanner.