Gestion des dates pour les sociétés musicales

Vendredi, répétition générale, dimanche, l’apéritif-concert, en mai, le concours – et qui vient au juste ? Dans beaucoup de sociétés, la planification des dates coûte plus d’énergie que les partitions : e-mails groupés, sondages WhatsApp et liens Doodle se côtoient, et le soir de la répétition, il manque quand même la moitié des clarinettes. Notenarchiv place les dates là où se trouvent déjà les partitions.

Toutes les sociétés connaissent ça

• Le sondage WhatsApp pour la répétition se perd entre les vœux d’anniversaire et les photos de la dernière fête. La moitié ne répond pas.
• Le chef téléphone à tout le monde pour savoir qui vient à l’aubade – et découvre à l’échauffement que le tuba manque.
• Une date est déplacée, mais le calendrier de la société, le site web et le groupe de discussion affichent trois horaires différents.
• L’école de musique, le comité et le pupitre des cuivres ont leurs propres dates – et pourtant tout le monde reçoit tous les messages.
• Pour les distinctions de fin d’année, quelqu’un compte des listes à cocher pour savoir qui est venu combien de fois.

Une date, une seule source

Dans Notenarchiv, le responsable des partitions ou un administrateur crée une date une seule fois : titre, lieu, horaire, description et type – répétition, concert, assemblée ou autre. À la création, on choisit à qui elle s’adresse : toute la société, un groupe comme l’école de musique, ou des pupitres précis. Qui n’est pas concerné ne voit pas la date du tout. Les droits sur les dates s’attribuent séparément de ceux sur les partitions : un responsable des dates peut les gérer sans voir les partitions.

Oui ou non d’une seule pression

Les membres reçoivent la date en notification push sur leur téléphone et répondent directement : oui, non ou peut-être. Une échéance garantit que la planification est bouclée à temps. Qui n’a pas encore répondu reçoit un rappel d’une pression sur un bouton – avec la formule Premium aussi par e-mail, où un clic sur oui ou non suffit, sans connexion. Pour qui préfère téléphoner, les organisateurs saisissent eux-mêmes la réponse.

Si quelque chose change, les notifications partent groupées et non une par une. Une date annulée reste visible et peut être réactivée.

Savoir à l’avance si l’effectif est au complet

La présence par pupitre montre, des jours avant la répétition, où cela devient juste : sept clarinettes sur neuf, trois trompettes sur trois, les percussions au complet. S’il manque presque tout un pupitre, il reste le temps de trouver un renfort – vous invitez des invités externes par lien, sans qu’ils aient besoin d’un compte.

Avec la formule Premium, le feu de l’effectif compare les réponses à votre effectif cible : « 2 × tuba manquent · 1re clarinette en sous-effectif (1/2) ». Vert, c’est couvert ; jaune, encore atteignable ; rouge, insuffisant même si tous les indécis disent oui.

Les partitions arrivent avec la date

C’est la différence avec une simple application de calendrier ou d’association : le programme est rattaché à la date – et avec lui les partitions. Avant la répétition, l’application télécharge automatiquement sur l’appareil de chaque membre ses voix pour tous les morceaux du programme, au choix 3 à 30 jours avant. Dans une salle de répétition sans réseau ou sous un chapiteau sans Wi-Fi, tout est là. Après la date, l’espace est libéré.

Avec la formule Premium, l’archive sait aussi, grâce aux programmes passés, quand un morceau a été joué pour la dernière fois – et après le concert, le relevé de programme pour la GEMA, l’AKM ou la SUISA en découle.

Les dates dans ton propre calendrier

Personne n’a besoin de surveiller une application de plus. Avec un lien de calendrier personnel, chaque membre s’abonne aux dates de la société dans le Calendrier Apple, Google Agenda ou Outlook – les dates nouvelles ou déplacées suivent d’elles-mêmes. Qui joue dans plusieurs sociétés voit toutes les dates dans une seule liste dans l’application.

Les concerts sur le site de la société

Les concerts publiés apparaissent sur votre site via un widget – en iframe ou en script, par exemple dans WordPress, Jimdo ou Wix. Seuls le titre, la date, l’heure, le lieu et, si souhaité, le programme sont publics ; ni participants ni réponses. L’horaire sur le site correspond ainsi toujours à celui de l’application.

Des annonces courtes sans groupe de discussion

« Samedi en tenue », « répétition annulée » : ces communications passent par le tableau d’annonces à toute la société, à des groupes, des pupitres ou des personnes – avec push, date d’expiration et statut de lecture. Dans la date elle-même, tu écris des messages aux participants, comme « rendez-vous à 18 h à l’entrée arrière ». Volontairement pas un chat, pour que l’important ne se perde pas.

Qui était vraiment là ?

Avec la formule Premium, vous saisissez après la répétition la présence réelle – une pression par personne, pré-remplie à partir des réponses dans le navigateur. Il en résulte des statistiques par membre, pupitre, groupe et mois, avec classement pour les distinctions et export Excel ou CSV. La saisie est facultative et activée par l’administrateur ; chaque membre ne voit que sa propre participation.

Inclus dans toutes les formules

La gestion des dates avec réponses, abonnement au calendrier, tableau d’annonces et widget pour le site est incluse dans toutes les formules pour sociétés, dès 12,90 €/mois pour toute la société. Ton administrateur l’active dans les réglages de la société. Les analyses des dates – présence et statistiques, feu de l’effectif, historique des exécutions et relevé de programme – font partie de la formule Premium. Tous les détails sont sur la page des tarifs et dans les fonctionnalités.

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