Fichier des membres pour les sociétés musicales

La liste d’adresses est dans le fichier Excel du secrétaire, le président connaît les anniversaires par cœur, et le renfort de la dernière fête se trouve quelque part dans une vieille discussion. Dans beaucoup de sociétés, les données des personnes sont réparties entre trois classeurs, deux ordinateurs portables et un carnet. Notenarchiv les rassemble là où sont déjà les membres – à côté des partitions et des dates.

Chaque société connaît ça

• La liste des membres existe en trois versions, et aucune n’est à jour – le nouveau numéro de portable n’est arrivé que par WhatsApp.
• L’anniversaire rond du membre d’honneur ne se remarque qu’une fois passé.
• Les membres passifs paient leur cotisation, mais ne figurent dans aucune liste réellement utilisée.
• Pour la fête d’été, vous cherchez à nouveau le renfort de l’an dernier – nom connu, numéro perdu.
• Pour la remise des distinctions, quelqu’un compte depuis quand chacun est actif.

Toutes les personnes, un seul fichier

Le fichier des membres regroupe membres actifs et anciens, membres passifs et renforts avec adresse, portable et téléphone, e-mail, dates de naissance, de mariage et d’entrée, membre d’honneur, instruments et notes. Les membres passifs n’ont besoin d’aucun compte – ils figurent dans le fichier sans utiliser Notenarchiv. Les années d’activité sont suivies par catégorie, comme base pour de futures distinctions.

Chaque membre tient ses données à jour

Sous « Mes données », chaque membre voit ce que la société a enregistré à son sujet et saisit lui-même une nouvelle adresse ou un nouveau numéro de portable – dans le navigateur ou dans l’application. L’administrateur décide si c’est permis. Le fichier reste ainsi à jour sans que personne ne doive rappeler tout le monde.

Voir les anniversaires à temps

Le fichier rassemble les anniversaires des semaines à venir : anniversaires ronds, noces d’argent, d’or et de diamant et années de sociétariat. L’aubade pour les 80 ans est prévue avant le jour J – et la date correspondante se trouve dans la même application.

Les renforts restent dans la société

Un renfort reçoit pour une fête un accès temporaire aux partitions de quatre semaines au plus. Ensuite, seul l’accès prend fin, pas la fiche : coordonnées, instruments et – avec la gestion des uniformes – les bonnes tailles restent enregistrés. Pour la prochaine fête, vous réactivez l’accès directement depuis le fichier.

Des droits clairs pour des données sensibles

Adresses et dates de naissance ne sont pas destinées à tous. Qui peut consulter ou modifier le fichier est un droit à part – indépendant des droits sur les partitions et les dates. Les responsables de groupe voient, si vous le souhaitez, le téléphone et l’e-mail de leur groupe : le chef de pupitre joint son pupitre sans connaître tout le fichier. Le fichier n’est jamais accessible par clé API.

Reprendre les listes existantes

Votre liste de membres actuelle arrive avec l’assistant de migration, les membres passifs aussi, sans compte. Dans l’autre sens, vous exportez la liste d’adresses à tout moment en Excel ou CSV – pour le publipostage de l’assemblée générale ou la liste des cotisations.

Inclus dans la formule Premium

Le fichier des membres fait partie de la formule Premium (Premium, L et XL) à partir de 24,90 € par mois pour toute la société ; votre administrateur l’active dans les réglages de l’organisation. La gestion des uniformes repose sur lui. Tous les détails sur la page des tarifs et dans les fonctionnalités.

Des questions ? Consulte la FAQ ou écris-nous à [email protected].