Häufige Fragen (FAQ)

Notenarchiv ist eine Web-App zur digitalen Verwaltung von Noten für Musikvereine, Bands, Tanzmusik, Orchester und Ensembles. Alle Stücke, Stimmen und Bücher werden zentral verwaltet – zugänglich über den Browser und die Apps für iOS und Android.

Nein. Die Web-App läuft komplett im Browser und ist auch auf dem Smartphone nutzbar. Zusätzlich gibt es native Apps für iOS (App Store) und Android (Google Play).

Ja! Du kannst Mitglied in beliebig vielen Organisationen sein. Nach dem Login wählst du aus, welche Organisation du nutzen möchtest, und kannst jederzeit wechseln.

Die Anmeldung funktioniert ohne Passwort – per Magic Link (E-Mail mit Login-Link) oder per Passkey (Fingerabdruck, Face ID, Geräte-PIN). Passwörter gibt es bewusst nicht. Wie du einen Passkey einrichtest – für Android, iPhone, iPad, Mac und Windows –, steht im Ratgeber Passkey einrichten.

• Prüfe deinen Spam- bzw. Junk-Ordner
• Stelle sicher, dass du die richtige E-Mail-Adresse verwendest
• Der Login-Link ist nur 15 Minuten gültig – fordere ggf. einen neuen an
• Wende dich an deinen Admin, falls das Problem bestehen bleibt

Das hängt davon ab, was du vorhast:

• Ihr wollt Notenarchiv für euren Verein einführen? Dann registriert ihr eure Organisation selbst über app.notenarchiv.com/register und startet direkt in die 60-tägige Testphase. Wer die Organisation anlegt, wird automatisch Admin.
• Dein Verein nutzt Notenarchiv bereits? Dann legt ein Admin oder Notenwart dein Konto an – du erhältst anschließend eine E-Mail mit deinem Zugang. Einzelne Mitglieder registrieren sich nicht selbst, damit niemand versehentlich in der falschen Organisation landet.

Als Mitglied siehst du nur die Stimmen deiner zugeordneten Instrumente. Gehe zu Profil > Meine Instrumente und stelle sicher, dass die richtigen Instrumente ausgewählt sind.

• Gesamt-PDF – Alle deine Stimmen in einem einzigen PDF, mit Lesezeichen pro Instrument
• ZIP – Jede Stimme als eigene PDF-Datei in einem ZIP-Archiv

Ja. Der Gesamt-PDF-Button ist ein geteilter Button: Über den Pfeil daneben öffnest du Exemplare je Stimme und legst pro Instrument eine Anzahl fest – vier erste Klarinetten, zwei Trompeten, ein Bass. Die Zahl 0 lässt eine Stimme ganz weg, maximal sind 20 Exemplare je Stimme möglich. Kopien liegen direkt hintereinander und tragen Lesezeichen wie „Trompete 1 (1/2)“.

Häufig gebrauchte Besetzungen speicherst du unter Einstellungen > Gesamt-PDF-Konfigurationen für den ganzen Verein. Details im Ratgeber Stimmen herunterladen: Gesamt-PDF, ZIP oder Einzelstimme.

Ja! Gehe zu Bücher, wähle das Buch und dein Instrument, und klicke auf Download. Du erhältst eine ZIP-Datei mit allen Stimmen dieses Instruments aus dem gesamten Buch.

Notenwarte können einzelne Stücke über einen zeitlich begrenzten Link mit Externen teilen – z. B. Aushilfen. Empfänger brauchen kein Konto und können die Noten ansehen und als ZIP herunterladen. Links sind 14 Tage gültig.

Ja. An jedem Notensatz lassen sich YouTube-Links hinterlegen – die eigene Konzertaufnahme, eine Referenzeinspielung oder das Original. Mehrere Aufnahmen je Lied sind möglich, jede mit eigener Bezeichnung.

Im Browser startet der Player erst auf Klick und läuft über youtube-nocookie.com; vorher geht kein Request an Google. In der App öffnet ein Tippen das Video in der YouTube-App. Pflegen dürfen Notenwarte und Admins, ansehen alle Mitglieder – und auch wer einen Teilen-Link erhält.

Ausschließlich als PDF. Andere Formate werden nicht unterstützt.

Ja! Wähle einfach mehrere Dateien beim Upload aus. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Status.

Es landet im Papierkorb deines Vereins und lässt sich dort 30 Tage lang vollständig wiederherstellen – mit Seitenzuordnung, Markierungen, Zuschnitt und Buchnummern. Das gilt auch für ganze Lieder. Erst danach wird es endgültig gelöscht.

Endgültig löschen oder den Papierkorb leeren dürfen nur Notenwarte und Admins. Dateien im Papierkorb belegen weiter Speicherplatz.

• Unzugeordnet – PDFs, die noch keinem Stück zugeordnet sind
• Ohne Instrument – PDFs, die einem Stück zugeordnet sind, aber noch kein Instrument haben

Das Sammel-PDF lässt sich direkt im Browser zerlegen: Datei öffnen, jeder Seite, auf der eine neue Stimme beginnt, das Instrument zuweisen und auf Nach Instrumenten aufteilen klicken. Seiten ohne eigene Zuweisung übernehmen automatisch das Instrument der Vorseite – bei einer vierseitigen Posaunenstimme markierst du also nur Seite 1.

Quer eingelesene A3-Bögen erkennt Notenarchiv selbst und trennt sie auf Knopfdruck in 2× A4. Der komplette Ablauf steht im Ratgeber Sammel-PDF und A3-Seiten aufteilen.

Ja. In der Notenarchiv-App sitzt in der Kopfzeile der Notenliste ein Scan-Knopf (für alle, die auch hochladen dürfen). Er öffnet den Dokumentenscanner deines Geräts – mit Kantenerkennung und Perspektivkorrektur, die Ecken lassen sich nachziehen.

Im Prüfbildschirm wählst du Graustufen (Vorgabe), Schwarzweiß oder Farbe; die App entfernt Schatten, hebt den Kontrast an und macht daraus ein mehrseitiges PDF, das anschließend wie jeder andere Upload zugeordnet wird. Ohne Verbindung wartet der Scan auf dem Gerät und geht später hoch.

Für den Grundbestand ist ein Flachbettscanner trotzdem die bessere Wahl – warum, steht im Ratgeber Noten scannen.

Ja. Nach dem Hochladen prüft Notenarchiv jede Seite – ohne KI, rein rechnerisch – und meldet leere Seiten, doppelte Seiten und quer eingescannte A3-Doppelseiten. Leerseiten werden am Papierweiß des Scans gemessen, nicht an absolutem Weiß; vergilbtes Papier löst deshalb keinen Fehlalarm aus.

Entscheiden musst du selbst: Der Hinweis schlägt vor, löscht aber nichts von allein. A3-Bögen lassen sich in einem Vorgang drehen und in 2× A4 teilen.

Ja. Der Umzugs-Assistent im Browser übernimmt eine Notenliste aus Excel oder CSV, ganze Notenordner per Ordnerwahl, Drag & Drop oder als ZIP und eure Mitgliederliste. Die Ordnerstruktur ordnet Bücher, Lieder und Stimmen zu, Dubletten werden gegen den Bestand abgeglichen.

Jeder Schritt zeigt vorher, was passiert, und schreibt ein Protokoll. Mitglieder bekommen keine Mails, bevor ihr sie ausdrücklich einladet, und eine importierte Notenliste lässt sich 14 Tage lang rückgängig machen.

Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Ratgeber Bestehendes Notenarchiv übernehmen.

Ja. Im Papier-Archiv bekommt jeder Notensatz einen Lagerort (Raum, Schrank, Fach) und eine Archivnummer; Mitglieder sehen beides unter den Notenblättern des Lieds. Das gibt es in allen Tarifen, euer Admin schaltet es in den Vereinseinstellungen ein.

Im Premium-Tarif kommen Etiketten mit QR-Code, die Inventur per App-Scan – auch ohne Netz im Keller – sowie optional Bestellung und Lizenz dazu.

Die Erkennung funktioniert gut bei klar gedruckten Instrumentennamen. Handschriften, sehr kleine Schrift oder schlechte Scans können zu Fehlern führen. Überprüfe die Vorschläge immer, bevor du sie übernimmst.

Die KI-Erkennung hat ein monatliches Seitenlimit pro Organisation. Wende dich an deinen Admin, um das Limit zu erhöhen, oder warte auf den nächsten Monat.

• Markiere den Bereich möglichst genau um den Instrumentennamen
• Pflege Aliase bei den Instrumenten (z. B. „Clarinet 1", „Kl 1", „Bb Clar.")
• Verwende gut lesbare, gerade gescannte PDFs

Ja. Die Terminverwaltung bringt Proben, Auftritte, Sitzungen und Sonstiges in dieselbe App wie die Noten. Ein Termin richtet sich an den ganzen Verein, an Gruppen (z. B. Jugendkapelle, Vorstand) oder an einzelne Register – wer nicht gemeint ist, sieht ihn nicht. Anlegen dürfen Notenwarte und Admins.

Die Terminverwaltung gibt es in allen Vereinstarifen; euer Admin schaltet sie in den Vereinseinstellungen frei. Die Termin-Auswertungen – Anwesenheit und Statistik, Besetzungsampel, Aufführungshistorie und GEMA-/AKM-/SUISA-Musikfolge – gehören zum Premium-Tarif.

Mit einem Tipp in der App oder einem Klick im Browser: zu, ab und – wenn der Termin es zulässt – vielleicht. Zu jedem Termin lässt sich eine Frist setzen; danach ist die Rückmeldung geschlossen. Wer nichts sagt, steht als offen in der Liste.

Organisatoren sehen die Anwesenheit nach Register – sieben von neun Klarinetten, das Schlagwerk komplett – und tragen die Rückmeldung im Zweifel auch für andere ein, etwa wenn jemand anruft. Erinnerungen gehen als Push aufs Handy, im Premium-Tarif zusätzlich per E-Mail, mit frei wählbarem Vorlauf.

Ja. Neben der Rückmeldung vorab lässt sich die tatsächliche Anwesenheit erfassen – in der App mit einem Tipp je Person, im Browser auf Wunsch vorbefüllt aus den Rückmeldungen. Daraus entsteht eine Statistik je Mitglied, Register, Gruppe und Monat, mit Rangliste für Ehrungen und Export als Excel oder CSV.

Weil dabei Daten über Personen entstehen, ist die Erfassung freiwillig: Euer Admin schaltet sie in den Vereinseinstellungen ein. Jedes Mitglied sieht im Profil nur die eigene Beteiligung, ohne Vergleich mit anderen. Die Anwesenheit gehört zu den Termin-Auswertungen im Premium-Tarif.

Ja. Notenarchiv stellt einen persönlichen Kalender-Link (ICS) bereit, den Apple Kalender, Google Kalender und Outlook abonnieren können. Neue und geänderte Termine wandern von selbst mit.

In der App lässt sich ein einzelner Termin außerdem in den Gerätekalender übernehmen – mit Ort und Notizen.

Ja. Mit dem Homepage-Widget erscheinen freigegebene Termine auf eurer Website – als iframe oder Script, etwa in WordPress, Jimdo oder Wix, dazu ein öffentliches Kalender-Abo für Besucher. Änderungen sind nach wenigen Minuten online.

Öffentlich sind nur Titel, Datum, Uhrzeit, Ort, ein öffentlicher Hinweis und auf Wunsch das Programm – keine Teilnehmer, keine Rückmeldungen. Das Widget gehört zur Terminverwaltung und steht in allen Vereinstarifen zur Verfügung.

Die Bühnenansicht der App. Ihr stellt vorher die Liedfolge zusammen – mit Buchnummern und Platzhaltern für Programmpunkte ohne Noten wie „Begrüßung" oder „Pause" – und eröffnet auf der Bühne eine Sitzung. Die App funkt sie per Bluetooth an alle Geräte in der Nähe – auch ohne WLAN und ohne Netz, etwa im Festzelt oder beim Marschieren. Alle anderen treten mit einem Tipp bei.

Der Dirigent gibt den Stückwechsel vor, jeder Musiker blättert in seiner eigenen Stimme und sieht am Indikator, wo das Programm steht. Mit Für Auftritt offline vorbereiten liegt das ganze Programm vorher auf dem Gerät – im Festzelt ohne Netz funktioniert es genauso.

Der Stage Mode steckt im Premium-Tarif und ist als Beta freigegeben; euer Admin schaltet ihn in den Vereinseinstellungen frei.

Ja, auf Geräten mit Android – etwa von Onyx Boox, Tolino oder PocketBook, ab Android 7.0. Die App erkennt sie und schaltet in den E-Paper-Modus: Schwarz-Weiß, ohne Animationen, Zoom in Stufen. Für Geräte ohne Play Store gibt es ein APK unter app.notenarchiv.com/android.

Ideal zum Marschieren: lesbar in der Sonne, langer Akku, der Marschmodus sperrt das Blatt gegen den Daumen – und im Stage Mode kommt der Stückwechsel per Bluetooth, auch ohne Netz. Mehr im Ratgeber Marschieren mit E-Ink-Tablet.

Meist liegt es an der Android-Version. Unter Android 6 bis 11 darf eine App nur dann per Bluetooth nach Geräten in der Nähe suchen, wenn der Standort eingeschaltet ist – so schreibt es Android vor. Das betrifft vor allem E-Paper-Tablets und ältere Geräte, die oft noch mit solchen Versionen laufen. Die App fragt dabei keinen Standort ab und speichert keinen.

1. Schalte in den Geräteeinstellungen den Standort ein – je nach Gerät unter „Standort“, „Sicherheit & Standort“ oder in den Schnelleinstellungen.
2. Prüfe unter Einstellungen → Apps → Notenarchiv → Berechtigungen, ob die App die Berechtigung „Standort“ hat.
3. Schließe die App ganz (aus der Liste der zuletzt genutzten Apps wischen) und öffne sie neu.
4. Öffne den Tab Stage – die laufende Sitzung erscheint jetzt.

Auf iPhone, iPad und Android ab Version 12 ist das nicht nötig. Mit Internet findet die App laufende Sitzungen zusätzlich über den Server, auch ohne Bluetooth – ohne Netz, etwa beim Marschieren oder im Festzelt, bleibt nur Bluetooth.

Ja. Abgerechnet wird pro Formation, nicht pro Kopf – eine Tanzlmusi mit sechs Leuten zahlt denselben Preis wie jede andere kleine Formation. Im Stage Mode (Premium-Tarif) stellt der Bandleader die Setlist mitten im Auftritt um, und alle springen auf das neue Stück. Aushilfen bekommen ihre Noten per Teilen-Link ohne Konto, und wer zusätzlich in der Blaskapelle spielt, wechselt nach dem Login einfach den Verein. Mehr unter Notenverwaltung für Bands und Tanzmusik.

Ja, in der App auf iPhone, iPad und Android – mit Apple Pencil, S Pen oder dem Finger, samt Druckstärke und Handballen-Abweisung. Dazu gibt es fertige Stempel (Fermate, Segno, Coda, Atemzeichen, Vorzeichen, Dynamik von pp bis ff, cresc., rit., Tempo, Solo/Tutti, D.C., D.S., Fine, tacet) und beschriftbare Textnotizen.

Jede Person hat ihre eigene Ebene je Stimme und gibt sie auf Wunsch dem Verein frei. Die Markierungen liegen auf allen Geräten gleich, funktionieren offline und werden in der Web-Notenansicht mitgezeigt – gezeichnet wird aber nur in der App.

Markieren gibt es in allen Tarifen.

Nein. Der Beschnitt schneidet weiße Ränder nur für die Anzeige weg – im Reader, in den Seitenbildern und in der Vorschau. Download, Ausdruck und forScore-Export liefern weiterhin die vollständige Seite, die Datei selbst bleibt unangetastet.

Die Ränder erkennt die App auf Knopfdruck selbst; der Rahmen lässt sich nachziehen und auf alle Seiten der Stimme übertragen. Wer den Beschnitt dauerhaft in die Datei schreiben will, kann das ausdrücklich tun – dieser Schritt ist dann nicht umkehrbar.

Ja. Nach dem Auftritt entsteht aus dem Programm des Termins die Musikfolge für GEMA, AKM oder SUISA – als PDF im Aufbau eines Musikfolgebogens und als CSV/Excel zum Übertragen ins Online-Portal. Ein Lückenbericht zeigt fehlende Angaben wie Komponist, Textdichter oder Werknummer.

Gemeldet wird nichts automatisch – ihr exportiert und reicht selbst ein. Die Musikfolge gehört zu den Termin-Auswertungen im Premium-Tarif und wird vom Admin eingeschaltet.

Ja – die Notenarchiv-App ist im App Store und bei Google Play verfügbar. Die Web-App ist zusätzlich mobiloptimiert und lässt sich auf jedem Smartphone im Browser nutzen – inklusive PDF-Viewer und forScore-Übergabe.

Notenarchiv unterstützt den Import von forScore-Dateien – lade sie einfach wie PDFs hoch, und alle Metadaten werden automatisch übernommen. Beim Export kannst du Stimmen wahlweise als PDF oder forScore-Datei herunterladen, inklusive Titel, Komponist und Kategorie. Auf iOS lassen sich Stimmen außerdem direkt an forScore übergeben. Falls forScore nicht installiert ist, öffnet sich das normale Teilen-Menü.

Ja. In der App öffnest du dein Notenbuch, tippst auf Stimme teilen, wählst dein Instrument und im Teilen-Menü forScore – der komplette Stapel wird in einem Durchgang importiert, inklusive Komponist und Kategorie aus den PDF-Metadaten.

Falls bei dir früher nur eine Datei ankam: iOS bietet forScore an zwei Stellen an, und das Ziel „Auf forScore kopieren“ bekommt vom System immer nur eine einzige Datei. Die App blendet dieses Ziel bei mehreren Dateien inzwischen aus. Alternativ importierst du aus forScore heraus über + > Importieren und den Speicherort Notenarchiv. Die vollständige Anleitung steht im Ratgeber Mehrere Noten auf einmal in forScore laden.

Ja. Geöffnete PDFs bleiben automatisch auf dem Gerät. Darüber hinaus kannst du einzelne Sätze über Offline verfügbar festhalten oder im Profil unter Offline-Synchronisation eine Regel anlegen – etwa „Trompete 1 aus Stammordner und Marschbuch“. Alles, was auf die Regel passt, hält die App dauerhaft vor, auch neu hinzugekommene Stücke.

Ohne Verbindung zeigt die Notenliste nur die synchronisierten Noten; Profil-Einstellungen brauchen weiterhin Internet. Mehr dazu im Ratgeber Noten offline dabeihaben.

Vor Proben und Auftritten lädt die App außerdem automatisch deine Stimmen zu allen Stücken im Programm – wahlweise 3 bis 30 Tage vorher und je nach deiner Rückmeldung. Nach dem Termin wird der Platz wieder frei.

Ja. Im Profil wählst du für die Noten Normal, Nachtmodus (helle Noten auf dunklem Grund), Sepia oder Wie App-Design. Das gilt für alle Stücke, auch im Stage Mode, und lässt sich per Blätterpedal umschalten. Die ganze App gibt es außerdem im dunklen Design – auf iOS, Android und im Browser.

Der Nachtmodus ist eine reine Anzeige: PDFs und Markierungen bleiben unverändert.

Ja. Pedale wie AirTurn, PageFlip, Donner oder iRig BlueTurn blättern in der App im Reader und im Stage Mode, ohne dass du den Modus am Pedal einstellen musst – alle gängigen Tasten sind ab Werk belegt. Im Profil unter „Blätterpedal & Tastatur“ lernst du eigene Belegungen an und testest sie.

Im Browser blättert der Notenviewer mit den Pfeiltasten einer Tastatur.

Ja, mit Sprungmarken in der App: Du verknüpfst das Sprungzeichen mit seiner Zielstelle, ein Tipp springt hin, eine Zurück-Pille bringt dich zurück. Mit einer festgelegten Reihenfolge spielst du das ganze Stück mit dem Fußpedal durch.

Sprungmarken sind persönlich, laufen offline und im Stage Mode und lassen sich für den Verein freigeben. Im Browser werden sie angezeigt.

Anwendung und Dateien liegen bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland und Finnland, also innerhalb der EU. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eure Noten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht.

Ja. Konkret bedeutet das:

• Verschlüsselte Übertragung über HTTPS/TLS
• Mandantentrennung – jede Organisation ist strikt von den anderen isoliert
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen statt pauschaler Freigaben
• Phishing-resistente Anmeldung über WebAuthn/Passkeys
• Auskunft, Löschung und Datenübertragbarkeit nach Art. 15, 17 und 20 DSGVO

Nur wenn ihr es wollt. Die KI-Instrumentenerkennung ist standardmäßig deaktiviert. Erst nach dem Einschalten werden einzelne Seitenbilder zur Analyse an die OpenAI-API übermittelt – auf Basis von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Ihr könnt die Funktion jederzeit in den Einstellungen wieder abschalten. Ohne aktivierte KI-Erkennung verlassen eure Noten die Server in der EU nicht.

Cookies: keine – weder in der Web-App noch in der Mobile App. Im Browser liegen nur das Anmeldetoken und die gewählte Organisation, beides technisch notwendig.

Reichweitenmessung: In der Web-App zählen wir Seitenaufrufe mit der selbst gehosteten Software Umami – cookielos, ohne Konto- oder Vereinsbezug, mit Seitenpfaden ohne Kennungen und bei aktivem „Do Not Track“ gar nicht. Die Mobile App wird nicht gemessen. Technische Fehler gehen als Bericht ohne personenbezogene Angaben an Sentry.

Auf dieser Marketing-Website setzen wir Google Ads ein, um unsere Anzeigen auszuwerten. Diese Tags werden erst nach deiner ausdrücklichen Einwilligung geladen; ohne Zustimmung bleiben sie deaktiviert. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Abgerechnet wird pro Verein, gestaffelt nach den aktiven Nutzern der letzten 90 Tage: Basis (bis 40) kostet 12,90 € im Monat, Premium (bis 40) 24,90 €, Premium L (bis 80) 34,90 € und Premium XL (unbegrenzt) 49,90 €, jeweils inkl. MwSt. Jährliche Zahlung spart zwei Monate.

Basis enthält Notenarchiv, App mit Markieren & Zuschneiden und Terminverwaltung mit 50 GB. Premium bringt 100, 150 bzw. 200 GB, KI-Instrumentenerkennung, Stage Mode, Termin-Auswertungen, E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitglieder sowie Etiketten und Inventur im Papier-Archiv. Zur Einordnung: 1 GB fasst rund 350 Stücke oder 2.000 Liederzettel – schon die 50 GB in Basis reichen für rund 17.500 Stücke. Premium passt bereits für mittlere Vereine, L für große und XL für sehr große. Der vollständige Vergleich steht auf der Preisseite.

Aktiv ist, wer Notenarchiv in den letzten 90 Tagen im Browser oder in der App genutzt hat – dazu neu aufgenommene Mitglieder in ihren ersten 90 Tagen. Eingetragene Mitglieder, die nicht hineinschauen, Aushilfen und Empfänger von Teilen-Links zählen nicht. Wer pausiert, etwa in der Elternzeit oder wegen einer Verletzung, fällt nach 90 Tagen ohne Nutzung automatisch aus der Zählung – ohne Austragen, Konto und Einstellungen bleiben erhalten. Ausgesperrt wird niemand.

Details auf der Preisseite

60 Tage mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Die Testphase endet automatisch – es entsteht keine automatische Zahlungspflicht, und ihr müsst nicht kündigen.

Ja. Nach Vertragsende bleiben eure Daten 30 Tage lang zum Download verfügbar, danach werden sie unwiderruflich gelöscht. Die Noten liegen als unveränderte PDFs vor – es gibt kein proprietäres Format und damit keinen Lock-in.