Ratgeber

Bestehendes Notenarchiv übernehmen: der Umzug Schritt für Schritt

Excel-Liste, Ordner voller PDFs, ZIP oder Mitgliederliste: So übernimmt der Umzugs-Assistent euer bestehendes Archiv – mit Vorschau, Protokoll und Rückweg.

Kaum ein Verein fängt bei null an. Irgendwo gibt es eine Excel-Liste, die der Notenwart seit Jahren pflegt, einen Ordner auf dem Vereins-PC mit hunderten PDFs, eine Netzwerkfestplatte voller Scans oder einen Export aus der bisherigen Noten-App. Genau diesen Bestand übernimmt der Umzugs-Assistent von Notenarchiv – ohne dass ihr eine einzige Datei umbenennen oder ein Lied von Hand neu anlegen müsst.

Der Assistent erkennt eure Ordnerstruktur selbst: welche Ebene ein Notenbuch ist, welche ein Lied und welche eine Stimme. Er ordnet die Stimmen euren Instrumenten zu, findet Doppeltes im Bestand und zeigt euch vor dem Start jede einzelne Zeile. Erst wenn ihr auf Import starten klickt, ändert sich etwas an eurem Archiv.

Diese Anleitung geht den Umzug in der Reihenfolge durch, die sich in der Praxis bewährt hat.

Was der Assistent übernimmt

Noten nimmt der Assistent als PDF an, außerdem forScore-Dateien (.4sc) – bei diesen kommen Titel und Komponist direkt aus forScore. Listen liest er als .xlsx oder .csv. Liegt eure Liste noch als altes .xls, als .ods oder als Numbers-Datei vor, speichert sie vorher einmal als .xlsx.

Bevor ihr loslegt

Wer darf umziehen? Notenliste und Notenordner übernehmen Admin und Notenwart. Die Mitgliederliste importiert, wer im Verein Mitglieder pflegen darf; Rollen vergibt dabei nur ein Admin.

Wo findet ihr den Assistenten? Er läuft im Browser am Rechner unter app.notenarchiv.com – bewusst nicht in der App, denn hunderte Dateien gehören an einen Rechner mit stabiler Verbindung. Ihr erreicht ihn auf drei Wegen:

• auf der Seite Hochladen über den Link Bestehendes Archiv übernehmen,
• auf der Startseite über die Karte Ziehst du mit einem bestehenden Archiv um? – sie erscheint, solange euer Archiv noch fast leer ist,
• unter Verwaltung → Mitglieder über Mitglieder importieren.

Die Seite heißt Umzug: bestehendes Archiv übernehmen und bietet drei Karten: Notenliste, Notenordner und Mitgliederliste, jeweils mit Starten.

Legt eure Instrumente und Bücher an, bevor ihr Noten importiert. Der Assistent gleicht Stimmen und Buchkürzel mit dem ab, was im Verein schon existiert. Wer vorher einmal „Trompete 1“, „Klarinette 2 in B“ und den „Stammordner“ mit Kürzel SO angelegt hat, bekommt fast alles automatisch zugeordnet. Bücher könnt ihr euch alternativ auch vom Import anlegen lassen (siehe unten).

Die empfohlene Reihenfolge

1. Notenliste – sie bringt Titel, Komponisten, Bücher und Nummern ins System.
2. Notenordner – die PDFs finden die Lieder aus Schritt 1 und werden dort zusammengeführt, statt doppelt angelegt zu werden.
3. Mitgliederliste – zum Schluss, wenn die Noten stehen. Eingeladen wird erst, wenn ihr es ausdrücklich auslöst.

Ihr könnt jeden Weg auch einzeln gehen. Wer keine Liste hat, beginnt direkt mit dem Notenordner; wer erst einmal nur den Bestand erfassen will, importiert nur die Liste.

Jeder Import läuft in festen Schritten, die oben auf der Seite stehen: Quelle → Spalten bzw. Struktur → Instrumente → Prüfen → Ergebnis. Analyse und Ausführung laufen im Hintergrund. Ihr könnt die Seite also verlassen und später weitermachen; unter Bisherige Importe steht jeder Vorgang mit seinem Stand. Abbrechen geht in jedem Schritt.

Schritt für Schritt: die Notenliste aus Excel übernehmen

1. Datei wählen. Auf der Karte Notenliste auf Starten klicken und eure Excel- oder CSV-Datei auswählen. Wer noch keine Liste hat oder sie neu aufbauen will, holt sich über Vorlage herunterladen eine vorbereitete Tabelle mit den Spalten Nr. | Titel | Komponist | Arrangeur | Verlag | Buch | Kategorie | Bemerkung.

2. Spalten zuordnen. Der Assistent sucht die Kopfzeile selbst und erkennt gängige Spaltennamen – „Stück“ oder „Werk“ als Titel, „Bearbeiter“ als Arrangeur, „Mappe“ oder „Heft“ als Buch, „Spieldauer“, „GEMA-Nr“, „Bemerkung“ und viele mehr, auch auf Englisch, Italienisch und Französisch. Zu jeder Spalte seht ihr Beispielwerte aus eurer Datei. Prüft die Zuordnung, wählt bei Bedarf ein anderes Tabellenblatt oder eine andere Kopfzeile. Spalten, die ihr nicht braucht, stehen auf „Nicht importieren“. Pflicht ist nur der Titel.

3. Bücher und Nummern festlegen. Nummern wie 12, 12a, SO203a oder MB 12 versteht der Assistent. Steht das Buch in einer eigenen Spalte, darf dort Name oder Kürzel stehen. Hat eure Liste nur reine Nummern, wählt ihr ein Buch für Zeilen ohne Buch. Bücher, die es noch nicht gibt, legt der Import auf Wunsch an.

4. Liste analysieren und prüfen. Jede Zeile landet in einer Kategorie:

   • Neu – das Lied gibt es noch nicht.
   • Zusammenführen – das Lied existiert schon, auch bei anderer Schreibweise. „Böhmischer Traum (Polka)“ findet „Böhmischer Traum“, „Gruesse“ findet „Grüße“.
   • Konflikt – die Buchnummer gehört schon einem anderen Lied.
   • Fehler – zum Beispiel eine Zeile ohne Titel.

   Über die Filter Alle / Neu / Zusammenführen / Konflikt / Fehler / Überspringen und die Suche arbeitet ihr euch durch. Je Zeile entscheidet ihr Neu, Zusammenführen oder Überspringen; Alle Konflikte überspringen erledigt die Konflikte gesammelt. Ähnliche Titel zeigt der Assistent nur als Hinweis an – er führt nichts auf Verdacht zusammen.

5. Import starten. Der Knopf zeigt die Anzahl der Einträge, die übernommen werden. Gestartet werden kann erst, wenn kein Konflikt mehr offen ist.

6. Ergebnis. Ihr seht, wie viele Lieder angelegt, zusammengeführt und übersprungen wurden, und ladet das Protokoll als CSV oder Excel herunter.

Zusammenführen überschreibt nichts. Hat ein Lied im Archiv schon einen Komponisten, bleibt er stehen. Der Import füllt nur leere Felder, hängt Bemerkungen an und ergänzt fehlende Buchnummern.

Ihr habt 14 Tage Rückweg. Passt das Ergebnis nicht, macht Rückgängig machen den Listen-Import wieder rück: Vom Import angelegte Lieder wandern in den Papierkorb, ergänzte Buchnummern verschwinden. Lieder, die inzwischen Noten bekommen haben oder bearbeitet wurden, bleiben stehen.

Schritt für Schritt: den Notenordner übernehmen

1. Ordner wählen. Auf der Karte Notenordner auf Starten klicken und den Archivordner über Ordner auswählen öffnen – oder einfach aus dem Explorer bzw. Finder auf die Fläche ziehen. Liegt euer Archiv als ZIP vor (etwa als Download aus einer Cloud oder vom Vereins-PC), wechselt ihr auf den Reiter ZIP-Archiv. Vor dem Start zeigt der Assistent, wie viele Dateien mit welcher Gesamtgröße er gefunden hat, und prüft, ob der Speicherplatz eures Tarifs reicht.
2. Hochladen. Mit Hochladen starten gehen die Dateien los, drei gleichzeitig. Bei kurzen Netzaussetzern wiederholt der Assistent selbst; pausieren könnt ihr jederzeit. Jede hochgeladene Datei liegt sofort sicher unter Unzugeordnet. Bricht der Upload ab, weil der Rechner zugeklappt wurde, wählt ihr denselben Ordner noch einmal – bereits hochgeladene Dateien werden übersprungen. Ein ZIP setzt an der Stelle fort, an der es unterbrochen wurde. Systemdateien wie Thumbs.db, .DS_Store oder __MACOSX ignoriert der Assistent.
3. Struktur prüfen. Jetzt kommt der eigentliche Kniff: Der Assistent erkennt automatisch, wie euer Archiv aufgebaut ist (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Für jede Ordnerebene seht ihr die erkannte Rolle – Buch, Lied, Instrument oder Ignorieren –, dazu die Rolle des Dateinamens. Eine Vorschau zeigt für die ersten Dateien, wie sie gedeutet werden. Stimmt etwas nicht, stellt ihr die Rolle einer Ebene um; Automatisch erkennen setzt alles zurück. Zusätzlich könnt ihr fehlende Bücher anlegen lassen, ein Buch für Dateien ohne Buch vorgeben oder ein Instrument für alle Dateien festlegen – praktisch, wenn ihr zum Beispiel nur den Ordner der Trompete 1 übernehmt.
4. Instrumente zuordnen. Stimmenbezeichnungen, die keinem Vereinsinstrument eindeutig entsprechen – etwa „Trp 3“ oder „Alphorn“ –, entscheidet ihr einmal je Text, nicht einmal je Datei. Zur Wahl stehen ein vorhandenes Instrument (der Assistent schlägt bis zu drei ähnliche vor), Neu anlegen oder Ohne Instrument. Neue Instrumente legt der Assistent nie ungefragt an.
5. Prüfen. Wie bei der Notenliste: Jede Datei steht als Neu, Zusammenführen, Konflikt, Fehler oder Überspringen in der Liste, mit dem Treffer im Bestand daneben. Ihr entscheidet je Zeile oder überspringt alle Konflikte auf einmal.
6. Import starten und Ergebnis. Der Assistent legt Lieder an, hängt die Stimmen an vorhandene Lieder an und sortiert sie in die Bücher ein. Im Ergebnis stehen die Zahlen, das Protokoll zum Herunterladen und – falls nötig – der Hinweis, wie viele Dateien ohne erkanntes Lied noch unter Unzugeordnet liegen, mit Link dorthin.

Danach bereitet Notenarchiv die neuen Noten im Hintergrund für den Download und die App auf. Bei einem großen Archiv dauert das eine Weile; arbeiten könnt ihr währenddessen normal weiter.

So erkennt der Assistent eure Ordnerstruktur

Jeder Verein sortiert anders. Der Assistent schaut sich deshalb alle Ordner- und Dateinamen an und entscheidet, welche Ebene was bedeutet. Typische Aufbauten, die er ohne Zutun versteht:

Ein paar Details, die beim Vorbereiten helfen:

• Es ist egal, wie tief ihr einsteigt. Ob ihr den Archivordner selbst wählt oder den Ordner darüber, ändert nichts – der Assistent zählt die Ebenen vom Dateinamen aus nach oben.
• Führende Nummern werden erkannt, getrennt durch Leerzeichen, Unterstrich, Punkt oder Bindestrich: 012 Alte Kameraden, 012_Alte_Kameraden. Auch Buchstaben-Zusätze wie 203a gehen.
• Die Stimme am Ende des Dateinamens erkennt der Assistent, wenn sie als letztes Wort dasteht und dem Namen, Kürzel oder einem Alias eines eurer Instrumente entspricht – auch mit Nummer, also Trp1 oder Fl.2.
• Buchkürzel im Dateinamen (SO203, MB012) gleicht der Assistent mit euren vorhandenen Büchern ab. Legt die Bücher mit ihren Kürzeln deshalb vorher an – oder importiert zuerst die Notenliste.
• Ist die Struktur nicht eindeutig, sagt der Assistent das ausdrücklich und bittet euch, die Ebenen zu prüfen. Er rät nicht still vor sich hin.

So werden die Stimmen den Instrumenten zugeordnet

Auf alten Stimmen und in gewachsenen Dateinamen steht über die Jahrzehnte alles Mögliche. Der Assistent ist darauf ausgelegt:

• Die Wortreihenfolge spielt keine Rolle: „Bb-Trompete 3“ ist dasselbe wie „Trompete 3 in B“.
• Stimmungen in vielen Schreibweisen: Bb, B♭, „B flat“ und Sib werden zu B; Eb und Mib zu Es; dazu As, Des und Ges, und die Solmisation (Fa, Sol, Ut/Do) wird zu F, G und C.
• Römische Ziffern (I bis IV) und englische Ordnungszahlen (1st, 2nd) werden verstanden.
• Die Stimmnummer muss passen: Trompete 2 wird nie der Trompete 1 zugeordnet.
• Mehrsprachig: Neben dem Namen, dem Kürzel und euren Aliasen kennt der Assistent die englischen, italienischen und französischen Bezeichnungen der Instrumente – „Trumpet“, „Tromba“ und „Trompette“ landen alle bei der Trompete.

Was danach noch übrig ist, entscheidet ihr im Schritt Instrumente – einmal je Bezeichnung, nicht je Datei. Bei 400 Dateien mit „Trp 3“ ist das ein einziger Klick.

Doppeltes bleibt draußen

Gerade bei gewachsenen Archiven liegt vieles mehrfach herum: dieselbe Datei in zwei Ordnern, dasselbe Stück unter leicht anderem Namen. Der Assistent fängt das an zwei Stellen ab:

• Identische Dateien erkennt er am Inhalt, nicht am Namen. Ist dieselbe PDF schon einem Lied eures Vereins zugeordnet, steht sie mit Bereits vorhanden in „…“ in der Liste und wird übersprungen.
• Dieselben Lieder findet er auch bei anderer Schreibweise, mit oder ohne Umlaute, Akzente und Klammerzusätze. Statt eines zweiten Lieds schlägt er Zusammenführen vor.

So könnt ihr einen Ordner auch ein zweites Mal übernehmen, etwa nachdem ein Register seine Stimmen nachgereicht hat, ohne dass sich etwas verdoppelt.

Die Mitgliederliste übernehmen

Pflicht ist eine Spalte mit der E-Mail-Adresse. Dazu kommen Vor- und Nachname (oder ein voller Name), Instrumente und Gruppen; eine Vorlage mit Vorname | Nachname | E-Mail | Instrument | Gruppe gibt es zum Herunterladen. Wer schon Mitglied ist, wird übersprungen; wer bereits ein Notenarchiv-Konto hat, wird nur verknüpft. Unbekannte Instrumente oder Gruppen entscheidet ihr wie beim Notenordner einmal je Bezeichnung.

Beim Import geht keine einzige Mail raus. Erst im Ergebnis verschickt ihr mit Einladungen jetzt senden die Willkommens-Mails – zu dem Zeitpunkt, den ihr wählt, und jede Person bekommt sie höchstens einmal. Die hochgeladene Liste wird nach dem Import gelöscht.

Nach dem Umzug: der Feinschliff

Kaum ein Archiv geht zu hundert Prozent automatisch auf. Für den Rest gibt es die gewohnten Werkzeuge:

• Unzugeordnet: Dateien ohne erkanntes Lied warten hier. Notenarchiv wertet die Dateinamen aus und macht Vorschläge, die ihr mit einem Klick übernehmt. Im Premium-Tarif liest die KI-Erkennung auf Wunsch den Notenkopf und schlägt Lied und Buch vor; im Assistenten startet ihr sie direkt über Rest per KI zuordnen.
• Sammel-PDFs: Hat euer Scanner den ganzen Stimmensatz in eine Datei gepackt, zerlegt ihr sie im Browser in Einzelstimmen. Wie das geht, steht im Ratgeber Sammel-PDF und A3-Seiten aufteilen.
• Fehlende Instrumentenangaben: Stimmen ohne Instrument lassen sich über die KI-Instrumentenerkennung zuordnen, die den Instrumentennamen direkt von der Seite liest.

Ihr kommt aus einer anderen Noten-App?

Fast jede Noten-App kann eure Noten als PDF exportieren – meist in Ordnern nach Buch, Lied oder Instrument. Genau diese Ordner nimmt der Assistent als Notenordner an. Kann die alte Software zusätzlich eine Bestandsliste als Excel oder CSV ausgeben, importiert ihr die zuerst als Notenliste: Dann kommen Komponist, Verlag und Nummern mit, und die PDFs werden beim anschließenden Ordner-Import den richtigen Liedern zugeführt.

Aus forScore übernehmt ihr die .4sc-Dateien direkt; Titel und Komponist kommen dabei aus forScore mit.

Grenzen und Sicherheitsnetz auf einen Blick

Ein größeres Archiv teilt ihr am besten auf, etwa ein Import je Notenbuch. Das hält die Prüfliste überschaubar, und ihr seht nach dem ersten Buch, ob eure Struktur so erkannt wird, wie ihr sie gemeint habt.

Checkliste für den Umzugsabend

1. Instrumente im Verein anlegen, gängige Schreibweisen als Alias hinterlegen.
2. Bücher mit ihren Kürzeln anlegen – oder vom Import anlegen lassen.
3. Notenliste importieren, Konflikte klären, Protokoll ablegen.
4. Notenordner oder ZIP übernehmen, mit einem Buch anfangen.
5. Rest unter Unzugeordnet per Dateiname oder KI zuordnen.
6. Mitgliederliste importieren und die Einladungen verschicken, wenn alles steht.

Wer vor dem Umzug noch Papier im Schrank hat, findet die Vorbereitung im Ratgeber Noten digitalisieren und die richtigen Scanner-Einstellungen unter Noten scannen.